Etusivu » Tietosuojaselosteet » Palvelualueet » Hallintopalvelut

Hallintopalvelut

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin asianhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin eri palvelualueilla vireilletulleiden asioiden valmistelun, päätöksenteon, täytäntöönpanon ja tiedottamisen seuranta ja hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käsiteltäviin asioihin liittyvät

  • vireilletulotiedot, käsittelyvaiheet, päätöstiedot, täytäntöönpanot ja niihin liittyvät asiakirjat (Diaari),
  • toimielinten päätökset liitteineen (EPJ),
  • viranhaltijapäätökset liitteineen (VIPS) sekä
  • asianosaisten nimi sekä osoite- ja/tai sähköpostitiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta, kuten vireillepanijalta, käsittelijältä tai valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

KuntaToimisto -asianhallintajärjestelmä

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin henkilöstörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä työnantajan tehtävien ja velvoitteiden täyttäminen. Kaarinan kaupunki käyttää rekisterissä olevia tietoja suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, virka- ja työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupunkiin palvelussuhteessa olevien henkilöiden tietoja.

Henkilötiedot:

  • Henkilöstön palkanlaskenta rekisteri (Pegasos): nimi, osoite, puhelinnumero, sotu, ammattinimike, omaisen yhteystiedot, vakanssinumero, palvelussuhteen muoto ja kesto, työaika, esimies, kansalaisuus, pankkiyhteys, palkkatiedot (tehtäväkohtainen palkka, henkilökohtainen lisä, muut palkan eri osat, matkakorvaukset), palvelussuhteen tiedot
  • Työsopimukset ja virkamääräykset
  • Työhistoria
  • Organisaatio, palvelualue, työyksikkö, toimipaikka
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot (Esmikko, Titania, ProConsona, Hellewi, tuntikortit)
  • Päivittäiset työaikaleimaukset
  • Palvelussuhteen keskeytykset
  • Koulutustiedot, sertifikaatit
  • Koulutuksiin osallistujat
  • Koulutuskulukorvauslaskelma
  • Kehitys-, varhaisentuen- ja työkykykeskustelut
  • Osaamiskartta
  • Työnkuvaus, tehtäväkuvaus
  • Työkyky- ja terveystietoja, lääkärintodistukset
  • Työsuorituksen arviointi
  • Kannustuspalkkioiden, palvelusvuosi- ja merkkipäivälahjojen saajat
  • Päätelasien myöntäminen henkilöstölle, päivämäärä
  • Keskustelumuistiot, irtisanomisilmoitukset, kirjalliset varoitukset ja muut vastaavat dokumentit
  • Tapaturman ja väkivaltatilanteen tapahtumakuvaus
  • Sähköinen ja paperinen verokorttirekisteri
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat ja jäsenmaksutilitykset
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri (Keva, VaEl, Verottaja, Kela, vakuutusyhtiö)
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet
  • Siviilipalvelusopimukset
  • Sivutoimilupahakemukset ja päätökset, sivutoimi-ilmoitukset
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse
  • henkilöstöhallinnolliset päätökset

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset työterveyshuollolle, Tilastokeskukselle, Kelalle, verottajalle, työntekijöiden ammattiliitoille, eläkelaitokselle.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

WEB-tallennus, Web-Pala, Pegasos, KuntaHR, Esmikko, sähköiset tiedostot (word, excel), Webpropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

 

 

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • Työsopimukset ja virkamääräykset / säilytetään pysyvästi / JulkL 621/1999, § 24
  • Määräaikainen työsopimus / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Viran/toimen vastaanottoilmoitus / 2 vuotta
  • Tehtäväkuvaukset / voimassaolo
  • Kehityskeskustelut / voimassaolo / JulkL 621/1999, § 24
  • Työn vaativuuden arviointi / voimassaolo
  • Työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Etätyösopimus / voimassaolo
  • Kannustus-, merkkipäivä- ja palvelusvuosilahjat ja palkkiot / pysyvästi
  • Päätös aloitteen palkitsemisesta / 5 vuotta
  • Palkkalaskelmat / 50 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31.
  • Web keskeytykset (vuosiloma, säästövapaa, talkoovapaa) / voimassaolo + 2 vuotta
  • Lomautusta, irtisanomista ja viran/työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat / voimassaolo + 10 vuotta / Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Irtisanomisilmoitukset ja eroanomukset / voimassaolo
  • Päätökset irtisanomisilmoituksiin ja eroanomuksiin / 2 vuotta
  • Perhevapaisiin, opintovapaaseen, vuorotteluvapaaseen liittyvät hakemukset ja päätökset / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL§ 24
  • Muut työloma- ja virkavapauspäätökset (mm. sairauslomat) / 2 vuotta
  • Sairauslomatodistukset / 1 vuosi / 759/2004 Laki yksityisyyden suojasta työelämässä
  • Työterveyshoitajan terveystarkastukset / 1 vuosi / JulkL 621/1999 § 24 kohta 25
  • Eri lisiin (hk-lisät, työkokemus, kannustus, kieli) liittyvät päätökset / 10 vuotta / JulkL § 24
  • Matkalaskut / 10 vuotta
  • Varhainen tuki -keskustelu lomake / palvelussuhteen kesto
  • Työterveysneuvottelumuistiot ja niihin liittyvät dokumentit
  • Asiakirjat: lomautus, irtisanominen, viran tai työsuhteen muutosta koskevat asiakirjat, varoitus, virasta pidättäminen ja muut mahdolliset kurinpidolliset dokumentit / päätöksen lainvoimaisuus + 10 vuotta
  • Tiedoksi tulleet eläkepäätökset / 2 vuotta
  • Työ- ja työmatkatapaturma- ja ammattitauti-ilmoitukset vakuutusyhtiölle / 2 vuotta / kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Saapuneet päätökset vakuutusyhtiöltä / 20 vuotta / JulkL 621/999 § 24, kunnallisten asiakirjojen säilytysajat, määräykset ja suositukset
  • Koulutuksen osallistujaluettelo / 1 vuosi
  • Koulutusanomukset ja päätökset / 2 vuotta
  • Henkilöstövakuutukset (henkilöstön sairaus-, työtapaturmatiedostot) / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 25
  • Verokortit / 1 vuosi / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ammattiyhdistysten jäsenvaltakirjat / palvelussuhteen kesto
  • Ay-jäsenmaksutilitykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 31
  • Sähköiset ja paperiset työvuorot / 10 vuotta / TyöaikaL605/1996, KVesL 669/1970, kunnallisen viranhaltijan ja työntekijäin eläkelaki 202/1964 ja JulkL 621/999 § 24, 31
  • Esmikko työajan seurantaraportti / 2 vuotta
  • Viranomaisilmoitusten ja tilitysten rekisteri / 10 tai 11 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23. SVL-päiväraha-asiakirjat, Kela / 2 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Työllisyystuen tilitykset ja palkkatukipäätökset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Ulosottotilitykset ja ulosottomääräykset / 10 vuotta / JulkL 621/999 § 24 k. 23
  • Opettajien pelusivut/vuositarkisteet / 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24, 31
  • Siviilipalvelusopimukset / voimassaolo + 2 vuotta / JulkL 621/1999, § 24
  • Sivutoimilupahakemukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Sivutoimilupahakemuksen päätös / säilytetään pysyvästi
  • Sivutoimi-ilmoitukset / voimassaolo + 2 vuotta
  • Oppisopimuskoulutuksiin liittyvät dokumentit / voimassaolo + 10 vuotta / JulkL 621/1999, § 24

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin järjestö- ja yhdistysrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinassa toimivien järjestöjen ja yhdistysten yhteystietojen ylläpito ja hallinta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Järjestöjen ja yhdistysten yhteyshenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Järjestöjen ja yhdistysten yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan järjestöiltä ja yhdistyksiltä itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Kaarinan kaupungin viralliset internet sivut / www.kaarina.fi

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

07.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin luottamushenkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin luottamustoimiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Luottamustehtävään valitun luottamustehtävät, asema ja aika tehtävässä
  • Luottamushenkilön nimi, syntymäaika/henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattipuolue, ruoka-aineallergiat sekä tiedot ansio- ja kunniamerkeistä ym. huomionosoituksista
  • Toimielinten kokoonpano- ja yhteystiedot

 

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Valinnan tehneen toimielimen päätösasiakirja.

Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Luottamushenkilörekisteri

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin palauterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Palautteiden vastaanotto ja käsittely

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Palautteet
  • Asianosaisen nimi ja yhteystiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan palautteen antajalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Trimble palautepalvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

21.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin henkilöstörekrytointiin, sisäisiin siirtoihin ja sijaishankintaan liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Potentiaalinen henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • nimi, puhelinnumero, sähköposti, syntymäaika, sotu, yhteystiedot, kielitaito, työkokemus, koulutus, työhakemusteksti, sertifikaatit ja muut mahdolliset rekrytointikohtaiset tiedot, tarvittaessa huoltajan nimi (kuntarekry)
  • työlupa- ja henkilöllisyystodistuskopio
  • työntekoa rajoittavat tekijät
  • haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään.
  • Rekrytointiprosessia ja haastatteluja, arviointeja ja valintaa koskevat tiedot järjestelmään vie rekrytointisuunnittelija, rekrytoiva esimies tai hänen valtuuttamansa asiantuntija.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Julius

Kuntarekry.fi -palvelu

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin käyttö on rajattu käyttövaltuuksin ja rekisterin käyttötapahtumat rekisteröityvät rekrytointijärjestelmän lokitietoihin, joiden käsittelystä vastaa pääosin KL-Kuntarekry Oy. Rekisteriä voi käyttää vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla rajatuin oikeuksin. Rekisteröityneen työnhakijan tietoihin pääsevät ne rekisteröityneet työnantajat, joiden organisaatioon työhakemus kohdistuu. Työnhakijan käyttäjätunnuksilla työnhakija voi käsitellä vain omia henkilötietojaan. Omilla käyttäjätunnuksillaan työnhakija voi myös muokata ja päivittää omia tietojaan.

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Sekä sähköinen että manuaalinen tietojen säilytys ja hävittäminen tapahtuu arkistolain 831/1994 8 §:n ja JulkL 24 §:n perusteella annettujen ohjeiden mukaisesti.

  • Hakijoista laaditut yhteenvedot / 10 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Valitun hakemus liitteineen / säilytetään pysyvästi / JulkL §24, k. 29, 31, 32. Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/443/01
  • Valintapäätös / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • Valitsematta jääneiden hakemukset / 2 vuotta / JulkL §24, k. 29, 31, 32
  • Haastatteluista pyydetyt konsultin testit ja psykologin lausunnot / 10 vuotta / JulkL § 24, k. 29
  • tehtävien täyttöä koskevat oikaisuvaatimukset, valitukset, kantelut ja näitä koskevat päätökset / säilytetään pysyvästi / arkistolaitoksen päätös 3.9.2001, KA 158/43/01
  • määräaikaiset sijaiset: hakemus liitteineen, päätös valinnasta / palvelussuhteen kesto + 2 vuotta / JulkL § 24, k. 29, 31, 32

Avoimen keikoille kuntiin hakemuksen jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajien käytettävissä 6 kk siitä, kun työnhakija on viimeksi päivittänyt avointa hakemustaan. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä ja käytettävyystietojensa ylläpidosta. Jos työnhakija haluaa hakemuksensa olevan aktiivinen 6 kk:n jälkeen, hän voi päivittää hakemuksensa. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 uorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Jos hakija ei päivitä keikkatyö hakemustaan, säilyy se 6 kk:n voimassaolon jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Avoimen hakemuksen kuntiin jättäneen työnhakijan tiedot ovat työnantajan käytettävissä hakijan määrittämään päivämäärään asti. Järjestelmä lähettää työnhakijalle automaattisesti viestin hakemuksen vanhenemisesta 14 vuorokautta ennen kuin hakemus vanhenee. Työnhakijat vastaavat omien tietojensa päivittämisestä. Jos työnhakija ei päivitä avointa hakemustaan, säilyy se työnhakijan määrittämän päivämäärän jälkeen järjestelmässä 2 vuotta. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

Kohdistetuissa rekrytoinneissa valitsematta jääneiden työnhakijoiden hakemukset säilyvät järjestelmässä 2 vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. Hakemukset hävitetään rekisteröityneiden työnantajien ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta. Työnantajat vastaavat mahdollisten manuaalisten hakemusten säilyttämisestä ja hävittämisestä omien arkistonmuodostussuunnitelmiensa mukaisesti. Rekrytoitujen työnhakijoiden hakemukset kuntatyönantajat ovat velvoitettuja säilyttämään pysyvästi. Valitsematta jääneiden hakijoiden hakemuksia saa säilyttää kunkin kunnan asettaman määräajan mukaisesti kuitenkin vähintään kaksi vuotta ArkL 8 § huomioiden.

Työnantajat haastattelevat ja valitsevat sijaiset ”keikkatyöhön”. Tämän jälkeen sijainen ylläpitää omia käytettävyystietojaan järjestelmän kalenterissa. Jos sijainen merkitsee itsensä tilaan ”Ei käytettävissä”, hän ei tule mukaan sijaishakuihin. Jos sijaiseksi hyväksytty henkilö ei päivitä tietojaan 6 kk:een, hänen tietonsa muuttuvat tilaan ”ei käytettävissä”. Jos sijainen on tilassa ”Ei käytettävissä” kaksi vuotta viimeisestä käytettävissä oloajasta laskettuna, hänen tietonsa hävitetään järjestelmästä kyseisen työnantajan ja/tai KL-Kuntarekry Oy:n toimesta.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin sopimustenhallintarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin sopimusten hallinta

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asiakkaan nimi, sopimuksen nimi, sopimuksen tyyppi, sopimusnro, sopimuksen tila, sopimuksen osapuolet, yhteystiedot, allekirjoitusaika, seuranta, vakuus, optio, takuu, irtisanomisaika, päätöksentekijän nimi ja sopimus

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta ja asian käsittelijältä/valmistelijalta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Tdoc -sopimustenhallinta

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Järjestelmään tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi. Paperitulosteet arkistoidaan ja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Talousjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin taloushallintorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin myyntilaskutus, sekä osto- ja myyntireskontran hoitaminen.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Rekisteriin tallennetaan Kaarinan kaupungin osto- ja myyntilaskutukseen liittyviä henkilötietoja.

  • ostolaskujen toimittajarekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu, pankkitili
  • YEL-todistukset
  • ostoreskontralistat ja saldolistat
  • ostolaskut ja maksutositteet
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon
  • ostolaskujen maksatusluettelo
  • ostolaskujen kuittausluettelo
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot
  • myyntilaskujen asiakasrekisteri (Intime Plus): nimi, osoite, sotu
  • laskutusluettelot
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset
  • saldoluettelo
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon
  • suoritusluettelot
  • maksukehotus- ja perintäluettelot
  • ulosottoasiakirjat
  • velkajärjestelyasiakirjat
  • luottotappiolistaukset

6. Säännönmukaiset tietolähteet

  • ensisijaisesti rekisteröity itse

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Säännölliset luovutukset perintätoimistoon ja ulosottovirastoon.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Intime Plus, Purchase to Pay, sähköiset tiedostot (word, excel)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

  • YEL-todistukset / voimassaolo
  • ostoreskontralistat ja saldolistat /10 vuotta
  • ostolaskut ja maksutositteet / 13 vuotta
  • ostolaskujen siirtolistat kirjanpitoon / 10 vuotta
  • ostolaskujen maksatusluettelo / 10 vuotta
  • ostolaskujen kuittausluettelo / 10 vuotta
  • hyvityslaskujen kohdistusluettelot / 10 vuotta
  • laskutusluettelot / 10 vuotta
  • myyntilaskujen e-lasku- ja suoramaksuvaltuutukset / voimassaolo
  • saldoluettelo / 10 vuotta
  • laskujen siirtoluettelot myyntireskontraan ja kirjanpitoon / 10 vuotta
  • suoritusluettelot / 10 vuotta
  • maksukehotus- ja perintäluettelot / 10 vuotta
  • ulosottoasiakirjat / 10 vuotta
  • velkajärjestelyasiakirjat / voimassaoloaika + 10 vuotta
  • luottotappiolistaukset / 10 vuotta

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tapahtumien osallistuja- ja asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

  • Tapahtumien osallistujatietojen hallinta
  • Asiakkuuksien hoitaminen
  • Laskutus
  • Viestintä
  • Kuntokoulun ilmoittautumiset

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Asianosasten nimi, yhteystiedot, syntymäaika, allergiatiedot, tapahtumatiedot, laskutustiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Lyyti

Webropol

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Asiakastietoja säilytetään toiminnan kannalta tarpeellinen aika, jonka jälkeen asiakkaan nimi ja yhteystiedot poistetaan.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Henkilöstölautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilöstöjohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaarinan kaupungin tutkimuslupahakemusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaupungin myönnettyihin tutkimuslupiin liittyvien tietojen ylläpito

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Tutkijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Tutkijan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tutkimuksen ohjaaja, organisaatio, tutkimuksen nimi, kohdeyksikkö, tutkimuksen kuvaus, toteutussuunnitelma, päätös tutkimusluvan myöntämisestä

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan tutkimusluvan hakijalta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel, Word tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

- Paperinen aineisto

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Kaupunginarkiston asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asiakkuuksien hoitaminen

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Tietopalvelu:

  • asiakkaan / asianosaisen nimi, osoite, tarvittaessa puhelinnumero
  • tapahtumapäivä
  • tiedot pyydettävistä asiakirjakopioista / -tiedoista
  • asiakirjojen kopiomäärä, laskutustiedot (taksa, laskunnumero)
  • tiedot lainattavista asiakirjoista
  • lähetystiedot

Tutkijapalvelu:

  • asiakkaan nimi, puhelinnumero, sähköposti
  • käyntipäivä
  • tiedot tutkittavista asiakirjoista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan asianosaisilta ja pyynnön käsittelijältä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Excel tiedostot

B. MANUAALINEN AINEISTO

-

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

-

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

23.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Tarkastuslautakunta

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Sidonnaisuusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden vapaaehtoisen sidonnaisuustietojen ilmoittamisen tarkoituksena on vahvistaa poliittisen järjestelmän luotettavuutta ja avoimuutta.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Luottamushenkilöt

- Viranhaltijat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

  • Kaupunginhallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajien jäsenten ja varajäsenten
  • kaupunginvaltuuston puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
  • lautakuntien puheenjohtajan ja varapuheenjohtajien
  • kaupunginjohtajan sekä
  • lautakuntien esittelijöiden:
  • johtotehtävät elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin toimitusjohtajan ja varatoimitusjohtajan tehtävät)
  • luottamustoimet elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä (ainakin yrityksen tai yhteisön hallituksen tai siihen rinnastettavan toimielimen jäsenyys)
  • merkittävä varallisuus (ainakin merkittävät kiinteistöjen ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistukset; ei kuitenkaan omana tai vapaa-ajan asuntona olevia kiinteistöjä ja asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistus)
  • muut sidonnaisuudet joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden oma ilmoitus.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Sidonnaisuusrekisteri.fi

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisteriin tallennetut tiedot säilytetään pysyvästi.

12. Päivitetty

24.05.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietohallinnon laiterekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan työasema- ja puhelinkaluston sekä puhelinliittymien hallinta ja ylläpito, sisäinen laskutus.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, yksikkö, sijainti, puhelinnumero, kustannuspaikka

Laitetiedot: Laitteen yksilöivä tunniste, mallitiedot

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Työasemakaluston tiedot inventoituvat automaattisesti laiterekisteriin SCCM:n välityksellä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Altiris (laiterekisteri)

Remedyforce (laiterekisteri)

AlarmConnect (hälytysjärjestelmä)

OrangeContact (kontaktienhallintajärjestelmä)

OmaElisa (puhelinliittymien hallinta)

Telia yritysportaali (puhelinliittymien hallinta)

Airwatch (mobiililaitteiden hallinta)

MobileIron (mobiililaitteiden hallinta)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18

Rekisterinpitäjän seloste käsittelytoimista (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679 ja henkilötietolaki 523/1999, 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä

Kaarinan kaupunki / Kaupunginhallitus

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietohallintojohtaja

Oskarinkatu 4, 20780 Kaarina, 02-5884000

3. Rekisterin nimi

Tietoverkon asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Kaarinan kaupungin henkilökunnan sekä asiakkaiden käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien hallinta ja ylläpito.

Henkilökunnan sähköpostiryhmien hallinta ja ylläpito.

5. Rekisteröityjen ryhmät ja rekisterin tietosisältö

REKISTERÖITYJEN RYHMÄT:

- Henkilökunta

- Asiakkaat

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:

Käyttäjätiedot: Nimi, henkilönumero, titteli, käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet.

 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilönumero ja titteli siirtyvät automaattisesti henkilöstöhallinnon järjestelmästä Active Directoryn tietokantaan.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojaukset periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT

Active Directory (Toimialueet)

Microsoft Exchange (Sähköpostijärjestelmä)

B. MANUAALINEN AINEISTO

Paperiset asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.

Asiakastietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat

henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet

myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisteri on kaupunginarkistosta vastaavan asianhallintasihteerin sekä kaupunginarkiston tietopalvelua hoitavan hallintosihteerin käytettävissä.

B. Manuaalinen aineisto

- Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja tai kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu häntä koskevia tietoja.

Tarkastuspyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi.

PERUSTEET:
Tarkastusoikeus, henkilötietolaki 26–28 §
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18§

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteriviranomaisille.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Korjaamispyynnöissä käytettäviä lomakkeita on saatavissa Kaarinan kaupungin internet sivuilta (kaarina.tietorekisteri.fi).

PERUSTEET:
Tiedon korjaaminen, henkilötietolaki 29 §

11. Tiedon säilyttäminen

Rekisterin asiakastietoja säilytetään Kaarinan kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman määritysten mukaan.

12. Päivitetty

19.06.18